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【電腦玩物站長教你比別人快一步的Google工作術】控管企業檔案最便利最保險的方法

Posted: 18 Sep 2017 01:53 AM PDT

如果你擁有G Suite教育版或企業版帳號,可以利用「小組雲端硬碟」滿足下列需求。

企業內共用行政文件與資料:
團隊內部會有一些制式的行政文件、規範檔案,以及各式各樣的參考資料,這些檔案文件或許就是要給所有成員一起共用的,這時候就可以利用「小組雲端硬碟(Team Drives)」,建立一個「公司重要資料」的「小組硬碟」,然後把公司成員都加入,公司成員可以上傳或修改資料,但不能刪除重要文件。

一個新專案團隊的檔案文件管理:
當我有一個專案準備開始執行,我可以建立這個專案專屬的「小組雲端硬碟」,只把專案小組的成員加入,或是把在企業外部的客戶加入,可以輕鬆共用合作大量專案檔案,但這個專案資料由公司管理員做最後控管,如果專案負責人中途離職也不會因此不小心刪除專案資料。

1.預設情況底下,目前只有G Suite擁有管理員權限的使用者,才能在企業的Google雲端硬碟中新增「小組雲端硬碟」。但管理員也可以進入「管理控制台」的[雲端硬碟與文件]-[共用設定]中,取消勾選「禁止使用者建立新的小組雲端硬碟」的選項,這樣一來,所有企業內用戶就可以根據他們的專案需求,建立自己的小組雲端硬碟。

find hack-14.png

 

2.管理員開啟功能後,企業用戶打開自己的Google雲端硬碟,就會看到左方多出了一個[小組雲端硬碟]的選項。

find hack-15.png

 

3.組雲端硬碟的管理者,可以新增其他成員到小組雲端硬碟中,設定成員權限的方式和一般雲端硬碟不同,小組雲端硬碟給每個成員的權限有:

完整:可以編輯、新增、刪除檔案,以及管理成員。
編輯:只能編輯、新增檔案,不能刪除檔案,也不能管理成員。
註解:只能註解檔案。
瀏覽:只能瀏覽檔案。

多了一層[完整]權限,也就讓「小組雲端硬碟」可以避免其他客戶、同事誤刪專案裡的重要資料,並且能更好控管每個人的瀏覽權限。

find hack-16.png

4.「小組雲端硬碟(Team Drives)」的檔案文件是屬於G Suite企業擁有者的,而非哪一個專案的個人的,這是什麼意思呢?

假如有一天,專案裡的主事者離開專案了,客戶也離開專案了,同事也離開專案了,這個專案裡設定沒有人了,但這個「小組專案資料夾」依然還在,不會消失,並且公司的管理者可以隨時控管。所以這是一個在團隊中,更嚴謹的控管團隊資料的協同合作方式。
 

 

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【電腦玩物站長教你比別人快一步的Google工作術】如何開始多人共用Google相簿?

Posted: 17 Sep 2017 02:46 AM PDT

Google相簿還有一個功能叫做:「多人共用相簿」。分享相簿可以開放讓你的朋友、家人、同事一起在你的某一個相簿裡上傳新增照片!也可以把他人分享的相簿加入自己的相簿集錦中,滿足雲端多人協同合作相簿的需求。因為Google相簿的無限容量,很多人會拿來儲存整個生活與旅遊回憶的照片,而這時候,一定希望跟自己一起生活的人也可以共用相簿。只要使用Google相簿的「共用相簿:允許他人上傳新增照片」功能即可。

 

1.打開你的Google相簿網頁版,或是更新你的Google相簿 App ,然後進入某一個分類相簿中,這時候點選這個相簿分類右上方的[分享按鈕]。

find hack-10.png

 

2.這時候可以看到一個選項:[允許他人新增相片],把這個選項開啟。這樣一來,獲得這個相簿分享網址的人,就同時獲得把他的照片上傳到這個相簿的權限。

find hack-11.png

 

3.他人接收到我傳送的相簿分享網址後,打開相簿網址,還必須登入他的Google相簿帳號,這時候,他就獲得了可以一起共用相簿、新增照片的權限。

find hack-12.png

 

※當上傳者A在你共用的相簿中上傳照片時,這張照片的容量還是算在上傳者A的身上,而不會算進你共用的Google相簿容量中,所以不用擔心共用相簿會占用你的雲端空間。
 

 

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【Excel函數教學】DPRODUCT:回資料庫的列中滿足指定條件的數值的乘積

Posted: 15 Sep 2017 10:39 PM PDT

格式 → DPRODUCT(database,field,criteria)
參數 → 
database 
構成清單或資料庫的儲存格區域,也可以是儲存格區域的名稱。資料庫是包含一組相關資料的清單,其中包含相關資訊的行為記錄,而包含資料的列為欄位。清單的第一行包含著每一列的標誌項。
field
指定函數所使用的資料列。清單中的資料列必須在第一行具有標誌項。field可以是文字,即兩端帶引號的標誌項,如「使用年數」或「產量」;此外,field也可以是代表清單中資料列位置的數字:1表示第一列,2表示 第二列。
criteria
為一組包含給定條件的儲存格區域。可以為參數criteria指定任意區域,只要它至少包含一個列標誌和列標誌下方用於設定條件的儲存格。而且,在檢索條件中除使用比較演算字元或萬用字元外,如果在相同行內表述檢索條件時,需設置AND條件,而在不同行內表述檢索條件時,需設置OR條件。

使用DPRODUCT函數,可傳回資料清單或資料庫的列中滿足指定條件的數值的乘積。通常按照乘積結果是1或0的情況,可以進行「有/沒有」的判斷。

EXAMPLE:判斷男生中口語成績有沒有不及格的人

用1或0表示「及格」或「不及格」判定項目,也可以用1或0求成績結果,來判定指定條件下的結果。

1.按一下要輸入函數的儲存格
2.按一下〔插入函數〕按鈕,打開相應的對話方塊,從中選擇函數DPRODUCT

4-2-2a.PNG

 

3.設定相對應的參數

4-2-2b.PNG

 

4.在編輯欄中查看計算公式
5.查看結果。由於結果傳回為0,所以判定有男生口語成績不及格
4-2-2c.PNG

 

 

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【Excel函數教學】DSUM:傳回資料庫的列中滿足指定條件的數字之和

Posted: 14 Sep 2017 09:23 PM PDT

格式 → DSUM(database,field,criteria)
參數 → 
database 
構成清單或資料庫的儲存格區域,也可以是儲存格區域的名稱。資料庫是包含一組相關資料的清單,其中包含相關資訊的行為記錄,而包含資料的列為欄位。清單的第一行包含著每一列的標誌項。
field
指定函數所使用的資料列。清單中的資料列必須在第一行具有標誌項。field可以是文字,即兩端帶引號的標誌項,如「使用年數」或「產量」;此外,field也可以是代表清單中資料列位置的數字:1表示第一列,2表示 第二列。
criteria
為一組包含給定條件的儲存格區域。可以為參數criteria指定任意區域,只要它至少包含一個列標誌和列標誌下方用於設定條件的儲存格。而且,在檢索條件中除使用比較演算字元或萬用字元外,如果在相同行內表述檢索條件時,需設置AND條件,而在不同行內表述檢索條件時,需設置OR條件。

使用DSUM函數,可傳回資料清單或資料庫的列中滿足指定條件的數位之和。掌握資料庫函數的共同點是正確指定從資料庫中擷取目的記錄的檢索條件。資料庫函數的參數是相同的,包括構成清單或資料庫的儲存格區域(database)、作為計算對象的資料列(field)和設定檢索條件(criteria)三個。因為參數的指定方法是相同的,所以只需修改函數名,就可求滿足條件的記錄資料的總和或平均值等。

 

EXAMPLE:求第一名或第二名學生成績總和

1.按一下要輸入函數的儲存格
2.按一下〔插入函數〕按鈕,在打開的對話方塊中選擇函數DSUM

4-2-1c.PNG

 

3.設定相對應的參數

4-2-1b.PNG

 

4.在編輯欄中顯示出計算公式
5.查看計算結果

4-2-1a.PNG

 

 

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【Excel函數教學】DSTDEV:傳回資料庫列中滿足指定條件數值的樣本標準差

Posted: 14 Sep 2017 03:57 AM PDT

格式 → DSTDEV(database,field,criteria)
參數 → 
database 
構成清單或資料庫的儲存格區域,也可以是儲存格區域的名稱。資料庫是包含一組相關資料的清單,其中包含相關資訊的行為記錄,而包含資料的列為欄位。清單的第一行包含著每一列的標誌項。
field
指定函數所使用的資料列。清單中的資料列必須在第一行具有標誌項。field可以是文字,即兩端帶引號的標誌項,如「使用年數」或「產量」;此外,field也可以是代表清單中資料列位置的數字:1表示第一列,2表示 第二列。
criteria 
為一組包含給定條件的儲存格區域。可以為參數criteria指定任意區域,只要它至少包含一個列標誌和列標誌下方用於設定條件的儲存格。而且,在檢索條件中除使用比較演算字元或萬用字元外,如果在相同行內表述檢索條件時,需設置AND條件,而在不同行內表述檢索條件時,需設置OR條件。

在擁有強大信息量的資料庫中,如果分析所有的資料會很困難,所以需要從資料庫中擷取具有代表性的資料進行分析,把這些具有代表性的資料稱為樣本。使用DSTDEV函數,可傳回資料清單或資料庫的列中滿足指定條件的數值的樣本標準差。標準差是變異數的平方根,用於分析資料標準差的偏差情況。DSTDEV函數是根據檢索條件,把擷取的記錄作為資料庫的樣本,由此估計樣本母體的標準差,通常用下列公式表示。

公司電腦-1144.png

EXAMPLE 1:求男生口語成績的樣本標準差

當滿足條件的記錄只有一個時,資料個數為1,根據上面的公式,則公式的分母變為0,所以傳回錯誤值「#DIV/0!」。此時,必須修改檢索條件。

 

1.按一下〔插入函數〕按鈕,在打開的對話方塊中選擇函數DSTDEV

2.按一下要輸入函數的儲存格

4-1-7a.PNG

 

3.逐一設定參數

4.按一下〔確定〕按鈕

4-1-7b.PNG

 

 

 

5.查看樣本標準差計算公式

6.查看計算結果

4-1-7c.PNG

 

 

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【Excel函數教學】DGET:求滿足條件的唯一記錄

Posted: 12 Sep 2017 11:58 PM PDT

格式 → DGET(database,field,criteria)
參數 → 
database 
構成清單或資料庫的儲存格區域,也可以是儲存格區域的名稱。資料庫是包含一組相關資料的清單,其中包含相關資訊的行為記錄,而包含資料的列為欄位。清單的第一行包含著每一列的標誌項。
field
指定函數所使用的資料列。清單中的資料列必須在第一行具有標誌項。field可以是文字,即兩端帶引號的標誌項,如「使用年數」或「產量」;此外,field也可以是代表清單中資料列位置的數字:1表示第一列,2表示 第二列。
criteria 
為一組包含給定條件的儲存格區域。可以為參數criteria指定任意區域,只要它至少包含一個列標誌和列標誌下方用於設定條件的儲存格。而且,在檢索條件中除使用比較演算字元或萬用字元外,如果在相同行內表述檢索條件時,需設置AND條件,而在不同行內表述檢索條件時,需設置OR條件。

使用DGET函數,可擷取與檢索條件完全一致的一個記錄,並傳回指定資料列處的值。如果沒有滿足條件的記錄,則函數DGET將傳回錯誤值「#VALUE!」。如果有多個記錄滿足條件,則函數DGET將傳回錯誤值「#NUM!」。
但是從資料眾多的資料庫中擷取滿足條件的一個記錄很困難。使用此函數的重點是需提前使用DMAX函數和DMIN函數,求滿足檢索條件的最大值或最小值。

 

EXAMPLE:求口語成績最高的男生姓名

1.用DMAX函數求得男生口語最高成績記錄
2.按一下要輸入函數的儲存格

4-1-6a.PNG

 

3.打開【插入函數】對話方塊,選擇函數DGET,然後設定其參數

4-1-6b.PNG

 

4.查看計算公式
5.查看結果

4-1-6c.PNG

 

 

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【Excel函數教學】DCOUNTA:傳回資料庫的列中滿足指定條件的非空白儲存格個數

Posted: 11 Sep 2017 09:15 PM PDT

格式 → DCOUNTA(database,field,criteria)
參數 → 
database 
構成清單或資料庫的儲存格區域,也可以是儲存格區域的名稱。資料庫是包含一組相關資料的清單,其中包含相關資訊的行為記錄,而包含資料的列為欄位。清單的第一行包含著每一列的標誌項。
field
指定函數所使用的資料列。清單中的資料列必須在第一行具有標誌項。field可以是文字,即兩端帶引號的標誌項,如「使用年數」或「產量」;此外,field也可以是代表清單中資料列位置的數字:1表示第一列,2表示 第二列。
criteria 
為一組包含給定條件的儲存格區域。可以為參數criteria指定任意區域,只要它至少包含一個列標誌和列標誌下方用於設定條件的儲存格。而且,在檢索條件中除使用比較演算字元或萬用字元外,如果在相同行內表述檢索條件時,需設置AND條件,而在不同行內表述檢索條件時,需設置OR條件。

使用DCOUNTA函數,可傳回資料清單或資料庫的列中滿足指定條件的非空白儲存格個數。它和DCOUNT函數相同,DCOUNTA函數也能省略參數field,但不傳回錯誤值。如果省略參數field,則傳回滿足條件的記錄個數。

EXAMPLE:求22歲以上且成績及格的非空白資料個數

1.按一下要輸入函數的儲存格E18
2.按一下〔插入函數〕按鈕,在打開的對話方塊中選擇函數DCOUNTA

4-1-5a.PNG

 

3.逐一設定函數運算參數

4-1-5b.PNG

 

4.查看計算公式

5.查看計算結果

4-1-5c.PNG

 

 

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【Excel函數教學】DCOUNT:傳回資料庫的列中滿足指定條件的儲存格個數

Posted: 10 Sep 2017 10:07 PM PDT

格式 → DCOUNT(database,field,criteria)
參數 → 
database 
構成清單或資料庫的儲存格區域,也可以是儲存格區域的名稱。資料庫是包含一組相關資料的清單,其中包含相關資訊的行為記錄,而包含資料的列為欄位。清單的第一行包含著每一列的標誌項。
field
指定函數所使用的資料列。清單中的資料列必須在第一行具有標誌項。field可以是文字,即兩端帶引號的標誌項,如「使用年數」或「產量」;此外,field也可以是代表清單中資料列位置的數字:1表示第一列,2表示第二列。
criteria
為一組包含給定條件的儲存格區域。可以為參數criteria指定任意區域,只要它至少包含一個列標誌和列標誌下方用於設定條件的儲存格。而且,在檢索條件中除使用比較演算字元或萬用字元外,如果在相同行內表述檢索條件時,需設置AND條件,而在不同行內表述檢索條件時,需設置OR條件。

在使用DCOUNT函數,可傳回資料清單或資料庫的列中滿足指定條件並且包含數字的儲存格個數。滿足檢索條件的記錄中,忽略參數field所在列中的空白儲存格或文字。DCOUNT函數即使省略參數field,也不產生錯誤值。省略參數field時,傳回滿足檢索條件的指定數值的儲存格個數。

 

EXAMPLE:求男生口語成績在70以上的記錄資料個數

1.按一下要輸入函數的儲存格
2.按一下〔插入函數〕按鈕,在打開的對話方塊中選擇函數DCOUNT

4-1-4a.PNG


3.逐一設定函數運算參數

4-1-4b.PNG


4.查看計算結果

4-1-4c.PNG

 

 

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